Pengertian Kas Kecil (Pretty Kas): Tujuan, Dokumen dan Metode Pengelolaan

Pengertian Kas Kecil - Suatu bisnis atau usaha harus bisa menyadari bahwa pengelolaan sistem manajemen keuangan usaha harus dilakukan dengan baik. Banyak orang dalam perusahaan yang tidak mengetahui mengenai pentingnya pengertian petty kas (kas kecil) untuk keperluan operasional perusahaan.

Walaupun perusahaan sudah besar, pasti terdapat beberapa pengeluaran yang dilakukan dalam nominal yang cenderung kecil namun rutin dilakukan. Oleh sebab itu, keberadaan dan pengelolaan petty kas atau kas kecil juga harus diperhatikan.

Pengertian Petty Kas (Kas Kecil)

Ketika melakukan suatu transaksi, bisanya perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana dalam jumlah yang besar untuk membayar. Tidak hanya usaha kecil, perusahaan juga sering mengeluarkan uang dalam jumlah yang kecil namun sering.

Walaupun jumlah yang dikeluarkan tidak besar, perusahaan juga harus membuat catatan atau pembukuan untuk mencatat keuangan sehingga mempermudah akuntan. Pencatatan keuangan atau pembukuan tersebut akan menyimpan setiap transaksi.

Transaksi yang dimasukkan merupakan pengeluaran yang dilakukan oleh perusahan dalam nominal yang tidak besar dan disebut sebagai petty kas atau kas kecil.

Petty kas (kas kecil) digunakan untuk melakukan pembiayaan operasional atau hal yang berhubungan dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan.

Pengertian petty kas (kas kecil) adalah sejumlah uang atau dana yang digunakan untuk pengeluaran dengan nominal yang relatif kecil dan dilakukan secara rutin.

Kas kecil dipakai untuk melakukan pembiayaan atau pengeluaran pimpinan dengan jumlah yang kecil, contohnya dana konsumsi rapat, dana entertain untuk klien, dan dana lainnya. Selain itu, dana petty kas juga dapat digunakan untuk pembelian perlengkapan atau penggantian biaya transport.

Umumnya, kas kecil ini dikelola oleh seorang sekretaris yang dipercaya oleh pimpinan. Sekretaris harus bisa merencanakan serta mengatur penggunaan kas kecil serta membuat catatan keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan di perusahaan.

Kas kecil dikelola oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan terhadap pengeluaran yang bersifat tunai. Hal tersebut dilakukan untuk mendukung dari tugas pelaksanaan yang ada.

Tujuan dari diadakannya kas kecil yaitu supaya kesekretariatan tidak selalu meminta dana ke bagian keuangan perusahaan apabila akan mengeluarkan dana. Tentu saja hal tersebut akan memusingkan bagian keuangan.

Hal tersebut disebabkan perusahaan sering melakukan pengeluaran untuk berbagai kepentingan dalam jumlah yang kecil.

Tujuan Petty Kas (Kas Kecil)

Umumnya, petty kas dilakukan untuk pengeluaran yang terjadi secara tidak terduga dan spontan. Pihak manajemen akan membatasi jumlah pengeluaran untuk petty kas dalam setiap periode penagihan. Adanya kas kecil di perusahaan memiliki beberapa tujuan. Tujuan dari petty kas, yaitu:

Menghindari cara pembayaran yang tidak praktis dan tidak ekonomis terhadap pengeluaran mendadak dan dalam jumlah yang cenderung kecil.
Menangani kebutuhan mendadak mengenai perlengkapan kantor pada suatu bagian atau divisi di perusahaan.
Mempercepat aktivitas atasan ketika menggunakan dana yang tidak terencana dan mendadak.
Membiayai pengeluaran untuk memberikan pelayanan yang baik untuk konsumen dan termasuk kepada relasi bisnis atasan atau pimpinan suatu perusahaan.

Dokumen-Dokumen yang Diperlukan

1. Bukti kas keluar

Dokumen bukti kas keluar memiliki fungsi agar perintah untuk mengeluarkan kas dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi terdapat pada fungsi kas besar yang tercantum di dokumen.

Pada sistem dana petty kas, dokumen ini akan sangat penting dan diperlukan untuk pengisian kembali petty kas.

2. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk keperluan meminjam sejumlah dana kepada pemegang dana petty kas. Untuk pemegang dana petty kas, dokumen tersebut akan bermanfaat sebagai sebuah bukti pengeluaran.

Selanjutnya, pemegang kas kecil akan menyimpan dokumen tersebut menurut nama pengeluaran dana petty kas.

3. Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank dalam melakukan pembayaran kepada suatu badan atau orang yang namanya tertera pada cek tersebut atau pembawa cek.

4. Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen bukti pengeluaran kas kecil dibuat oleh pengguna kas kecil untuk keperluan dalam tanggung jawab penggunaan dana petty kas. Dokumen tersebut harus diberikan lampiran pengeluaran petty kas dan diserahkan dari pengguna petty kas kepada pemegang dana petty kas.

5. Permintaan pengisian kembali petty kas

Dokumen tersebut dibuat oleh pemegang dana petty kas kepada bagian utang supaya dibuatkan suatu bukti kas keluar guna keperluan pengisian kembali dana petty kas.

Metode Pengelolaan Kas Kecil

Metode yang digunakan meliputi tahapan-tahapan dalam pengelolaan dana yang ada, sehingga saat catatan pengeluaran kas kecil diminta oleh pihak perusahaan bisa ditunjukkan dengan lengkap dan segera tanpa ada hal yang terlewat. Metode pengelolaan kas kecil, yaitu:

1. Metode Tetap atau Imprest Fund System

Metode tetap merupakan metode pengelolaan petty kas dengan jumlah nominal rekening kas kecil yang tetap. Ketika suatu transaksi kas terjadi, pemegang dana petty kas tidak akan langsung membuat catatan, namun hanya akan mengumpulkan bukti transaksi yang dilakukan.

Berikut merupakan ciri-ciri pengelolaan kas kecil menggunakan metode tetap, yaitu:

Bukti transaksi atau pemakaian dana petty kas akan disimpan oleh pengelola petty kas.
Pengisian dana petty kas dilakukan dengan cara penarikan cek dalam jumlah yang sama dengan dana petty kas yang sudah digunakan. Hal tersebut akan membuat jumlah dana petty kas kembali pada jumlah yang semula.

Setelah itu, langkah-langkah yang dilakukan pada metode tetap:

Pembentukan dana petty kas yaitu pemegang petty kas diberi sejumlah uang dalam bentuk tunai yang bisa digunakan untuk keperluan transaksi pembayaran atau pengeluaran yang kira-kira dapat memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
Dana petty kas dipakai saat terjadi pembayaran transaksi pengeluaran.
Saat dana petty kas hampir habis atau habis maka kasir akan membentuk dana petty kas lagi dan mengisinya dengan jumlah nominal sesuai pengeluaran yang dilakukan.

2. Metode Berubah-ubah atau Fluctuating Fund System

Metode berubah-ubah merupakan metode pengelolaan petty kas dengan cara pengisian dan pengendalian dana petty kas di mana jumlah dana petty kas memiliki nilai yang berubah-ubah berdasarkan kebutuhan yang ada.

Metode berubah-ubah tidak menghendaki jika jumlah nominal petty kas tidak ditetapkan, namun berdasarkan kebutuhan.

Contohnya, saat membuat kebijakan pertama kali, perusahaan telah menetapkan jumlah dana petty kas sebesar Rp4 juta, kemudian dapat digunakan berdasarkan kebutuhan dan jika habis petty kas akan diisi kembali.

Saat waktu pengisian petty kas apabila perusahaan menggunakan metode dana tetap, maka perusahaan akan mengisi petty kas dengan jumlah yang sama dengan saldo awal petty kas.

Tetapi, dalam metode berubah-ubah, jumlah pengisian kembali petty kas tidak perlu sama dengan jumlah saldo awal, bisa lebih atau kurang. Ciri-ciri dari pengelolaan kas kecil menggunakan metode berubah-ubah, yaitu:

Jumlah dana petty kas yang disediakan berfluktuasi dengan menyesuaikan kegiatan di setiap bagian-bagian yang menggunakan dana petty kas.
Pembentukan serta pengisian kembali petty kas dicatat didebit pada akun kas kecil.
Bukti pengeluaran petty kas dicatat pada buku jurnal kas kecil. Cara pencatatannya yaitu dengan mendebit akun-akun yang berkaitan dengan pemakaian kredit akun petty kas.

Tidak hanya memiliki kemampuan mencatat dengan baik, seorang sekretaris dari suatu pimpinan juga harus bisa mengelola keuangan. Petty kas yang menjadi tanggung jawab sekretaris membutuhkan pencatatan yang sesuai agar bisa dikelola oleh bagian keuangan perusahaan.